¡Las 12 Mejores Etiquetas de Correo electrónico que todos deberían Seguir!

Los correos electrónicos son una parte necesaria de la comunicación para los profesionales de todo el mundo. Ayuda a alinear la comunicación dentro de una organización y también fuera de ella. Además, los correos electrónicos implican la capacidad de ganar nuevos clientes e impartir servicio al cliente para un producto. Por lo tanto, conocer la etiqueta de correo electrónico se convierte en esencial para cada profesional. En este blog hemos enumerado 12 etiquetas de correo electrónico para evitar malentendidos y errores que podrían dañar su reputación y la de la empresa que representa.

¿Por qué es importante la etiqueta del correo electrónico?

Conocer el significado de etiqueta de correo electrónico le ayudará a establecer profesionalismo, forjar conexiones más fuertes en el trabajo, y dar una impresión positiva de su empleador. Además, mejorará la comunicación y lo mantendrá a usted y a la empresa fuera de problemas. Comprender la etiqueta adecuada del correo electrónico lo ayudará a comunicarse con los demás con respeto y avanzar en su carrera.

Reglas de etiqueta de correo electrónico

1. Utilice una línea de asunto clara

Debido a que muchos de nosotros estamos perpetuamente enterrados en nuestras bandejas de entrada, la línea de asunto de su correo electrónico puede afectar significativamente si se abre o no. Para seguir el protocolo de correo electrónico adecuado, apunte a una línea de asunto corta y directa que resuma de manera breve y precisa el contenido de su correo electrónico. Use palabras como "propuesta" y "solicitud" en las líneas de asunto de su correo electrónico para aclarar qué esperar del destinatario. Mantenga sus líneas de asunto útiles porque es más probable que se lean. Nunca, bajo ninguna circunstancia, envíe un correo electrónico sin una línea de asunto. Va en contra del protocolo de correo electrónico aceptado. Es casi seguro que el destinatario mueva su mensaje directamente a la papelera porque parece sospechoso cuando no tiene asunto. Esta es una de las reglas cruciales de etiqueta de correo electrónico.

2. Comience con un saludo profesional

El tema y su relación con el destinatario siempre determinarán la mejor manera de presentarse en un correo electrónico. Si bien hay formas formales e informales de iniciar un correo electrónico profesionalmente, nunca debe sonar casual.

Los saludos más típicos incluyen los siguientes:

• Saludos, Sra./Sr./Apellido,

• Encantado de conocerle,

• Hola, Nombre

Hola, y solo el nombre del destinatario se encuentran entre los saludos informales que no deben usarse en la correspondencia por correo electrónico. Si no desea cometer este error de etiqueta de correo electrónico, se recomienda que evite usar tales saludos.

3. Preséntese siempre

Nunca asuma que el destinatario está familiarizado con su identidad. Es una etiqueta de correo electrónico adecuada comenzar el cuerpo de su correo electrónico con una breve introducción, que puede ser tan pequeña como un par de líneas que cubren la información pertinente, principalmente si se comunica con alguien por primera vez.

4. Escriba correos electrónicos cortos

Debe ser sincero sobre el objetivo de su correo electrónico describiéndolo de inmediato. Haga su punto rápidamente, evite la palabrería y use frases cortas bien escritas. Idealmente, su correo electrónico debe tener un solo propósito, pero si debe abordar múltiples problemas, piense en dividirlos en viñetas.

5. Estructurar el correo electrónico correctamente

Los correos electrónicos formales deben tener una línea de asunto, saludo, cuerpo, firma. El no uso de esta estructura puede implicar una violación de la etiqueta profesional del correo electrónico. Trate de entregar su mensaje de una manera que mantenga el cuerpo del correo electrónico en tres párrafos o menos. Comience cada párrafo subrayando la información más crucial porque las personas tienden a "escanear" correos electrónicos en busca de algo intrigante para sumergirse en lugar de leerlos de principio a fin. Se debe dejar una línea en blanco entre cada párrafo para que el texto sea más fácil de leer.

6. Sea consciente de su tono

Elija sus palabras cuidadosamente y siempre piense en cómo el destinatario podría entenderlas. Haga un esfuerzo adicional para parecer positivo y educado, ya que no puede usar sus expresiones faciales y la inflexión de la voz para transmitir su mensaje.

7. Utilice un cierre de fórmula

La relación que tenga con el destinatario, y el objetivo de su correo electrónico siempre influirá en la mejor manera de terminar un correo electrónico. Para mantener el tono de su mensaje consistente, debe hacer coincidir el cierre con el saludo y el resto de su mensaje. Los cierres de correo electrónico comerciales más comunes son los siguientes:

Atentamente

Saludos cordiales

Muchas gracias,

8. Utilizar el caso de la frase

Al escribir una frase, la primera letra de cada palabra y de los nombres propios debe ir en mayúscula. La etiqueta del correo electrónico de negocios requiere que uses letras mayúsculas de manera formal, por lo que no debe desviarte de ella. Tenga en cuenta que usar mayúsculas al escribir en el trabajo es inapropiado.

9. Compruebe su correo electrónico para detectar errores antes de enviarlo

Este consejo no se puede enfatizar lo suficiente porque los errores gramaticales y ortográficos siempre se reflejarán mal en usted. Revisa el cuerpo del correo electrónico y la línea de asunto al menos dos veces después de haber terminado de escribir para comprobar si hay errores. También puede intentar leer su correo electrónico en voz alta para detectar errores que se ha perdido.

10. Justo cuando sea necesario, utilice “Responder a todos”

Como una etiqueta importante de respuesta por correo electrónico, no debe molestar a las personas con nada innecesario, dado que el empleado de oficina promedio recibe 121 correos electrónicos por día. Por lo tanto, la próxima vez que esté a punto de hacer clic en "Responder a todos", haga una pausa y pregúntese si la cadena de correo electrónico en su conjunto necesita recibir su respuesta. Si la respuesta es no, utilice “Responder” para evitar que los receptores se distraigan con otra notificación.

11. Tenga cuidado con los archivos adjuntos

Una de las pautas de etiqueta de correo electrónico más importantes para los archivos adjuntos es que no debe enviar correos electrónicos con archivos grandes adjuntos. Una presentación o video es un excelente ejemplo de un tipo de archivo que se envía mejor cargándolo a un servicio en la nube como Google Drive o Dropbox y enviando al destinatario un enlace al archivo.

12. Utilizar BCC adecuado

Cuando envía un correo electrónico a varias personas que no se conocen entre sí, es educado usar BCC para que pueda proteger su privacidad como una etiqueta importante para reenviar correos electrónicos. También se puede utilizar para eliminar cortésmente a alguien de un hilo después de que le haya presentado a otra persona por correo electrónico, por ejemplo. Un correo electrónico es una forma de comunicación, y la forma en que las personas se comunican difiere según las culturas. Adaptar su mensaje al contexto cultural del destinatario siempre es una buena idea. Hacerlo puede evitar malentendidos y forjar vínculos más fuertes con los demás.

Una de las herramientas esenciales que cualquier profesional que trabaja tiene a su disposición es el correo electrónico. Utilícelo correctamente siguiendo estas directrices de etiqueta para el correo electrónico profesional y estará en camino de establecer relaciones sinceras con sus clientes potenciales.

Preguntas Frecuentes

P.1 ¿Cuáles son los mejores consejos para escribir un correo electrónico?

R. Mantenga un tono profesional, sea claro con su mensaje, corrija siempre antes de enviar, utilice URL acortadas y preséntese.

P.2 ¿Cuál debería ser un tiempo de respuesta ideal a un correo electrónico?

R. Para los compañeros de equipo inmediatos, debe ser dentro de las 12 horas, para los colegas generales debe ser dentro de las 24 horas.

P.3 ¿Debería agregarse humor en los correos electrónicos?

R. El humor utilizado por correo electrónico puede malinterpretarse fácilmente debido a la falta de expresiones faciales y tonalidad de voz. De hecho, a menos que tenga una relación personal con el destinatario, es preferible evitar usar cualquier humor en todos los correos electrónicos comerciales.