Utilización Eficaz del Tiempo

Visión General

Lo que logra durante un período de 24 horas depende de su propia motivación, su energía, sus habilidades y capacidades, y otros recursos.

Ya que siempre hay exigencias en su tiempo, puede ser útil pensar en lo que hará con su tiempo y considerar algunas estrategias para una gestión más eficaz del tiempo.

La gestión del tiempo no es una forma de hacer que trabaje más y durante más tiempo, sino que significa ayudarle a trabajar de forma más inteligente para realizar su trabajo con más facilidad y rapidez.

Beneficios de la Utilización Eficaz del Tiempo

Si usted puede manejar su tiempo más eficazmente, usted será recompensado de varias maneras:

Eficiente - Usted será más eficiente en el servicio a su organización y será capaz de apoyar mejor a sus equipos.
Exitoso - Logrará un mayor éxito en su papel.
Saludable - A nivel personal, sin duda se sentirá más saludable, más enérgico, y en un estado de ánimo generalmente mejor.

Obstáculos para la Utilización Eficaz del Tiempo

Hay muchas cosas que nos dificultan gestionar nuestro tiempo de manera efectiva. Consideremos algunos de los más comunes y veamos si se aplican a nosotros:

Objetivos poco claros – Es difícil golpear a un objetivo con los ojos cerrados, y es igual de difícil lograr algo cuando no está exactamente claro sobre lo que quiere lograr.
Desorganización – Es fácil ver cuando su escritorio está demasiado desordenado, pero a veces hay que dar un paso atrás y pregúntese si está tomando un enfoque organizado para completar todas sus tareas.
Incapacidad para decir “NO” – Todos queremos ser tan útiles como podamos cuando los demás nos necesitan, pero esto puede significar tomar tiempo lejos de otras prioridades para hacer algo que tal vez no hayamos planeado.
Interrupciones – Muchas veces estamos en medio de lograr algo realmente importante y suena el teléfono. Estas llamadas no sólo pueden llevarle lejos de su tarea, sino que a veces interrumpen su tren de pensamiento y usted no puede volver a donde estaba sin volver sobre sus pasos.
Más interrupciones – A todos nos gusta hablar con los demás, pero las conversaciones en momentos inapropiados pueden costarnos tiempo cuando tenemos que dejar lo que estamos haciendo y redirigirnos de nuestros planes.
Períodos de inactividad – Por mucho que creamos que estamos ocupados, hay momentos en nuestros días en los que realmente no estamos haciendo nada. Reconocer y hacer uso de estos tiempos puede tener un efecto positivo en nuestros esfuerzos.
Demasiadas cosas a la vez – Muchas de nuestras tareas no son rutinas. Requieren concentración en los detalles. Cuando estamos intentando hacer demasiadas cosas diferentes a la vez, cada tarea individual sufre como resultado.
Estrés y fatiga – Todo el mundo experimenta estrés de vez en cuando, y a veces realmente operamos un poco mejor cuando hay algún nivel de estrés. Demasiado estrés, por otro lado, hace que nuestro trabajo sufra y nos desgasta física y mentalmente. Lidiar con el estrés es una parte importante de la gestión del tiempo.
Todo trabajo y nada de juego – La mayoría de las personas exitosas saben cómo equilibrar el trabajo y el juego. Cuando el trabajo se apodera de su vida, no solo le da a su cuerpo poco tiempo para reactivar, pero usted puede terminar sacrificando las cosas realmente importantes en la vida como la familia y los amigos.

¡Lo Que Debemos Hacer!

Reconocer que existen obstáculos - Los obstáculos a los que nos enfrentamos no son insuperables. A veces, lo más difícil es identificar que estos obstáculos existen y que están afectando a su capacidad para gestionar su tiempo.
Identifíquelos - Cuando haya identificado sus obstáculos, puede comenzar a superarlos.
Emplear estrategias para superar - Llegar a algunas estrategias que puede utilizar para superar los obstáculos.

Establecer Objetivos para la Utilización del Tiempo

La primera y más importante estrategia que puede emplear para gestionar su tiempo es establecer objetivos claros para usted. Usted querrá lograr muchas cosas en su tiempo de oficina. El mejor favor que usted puede hacer por sí mismo es determinar cuáles son esos objetivos y asegurarse de que sus esfuerzos siempre se dirigen hacia su logro.

Los objetivos efectivos comparten una serie de características en común. Los objetivos efectivos son:

Específico – Cuando un objetivo es demasiado vago, es posible que nunca sepa cómo alcanzarlo o incluso cuándo lo ha alcanzado. Asegúrese de saber exactamente lo que espera lograr.

Mensurable – Cuando tenga un objetivo que sea medible, sabrá hasta dónde tienes que llegar para alcanzarlo, y cuándo lo consigue.

Alcanzable – Es encomiable poner sus miras en alto, pero a veces tratamos de lograr más de lo que realmente podemos hacer. La formación y certificación de diez o más líderes puede o no ser alcanzable en este momento por una serie de razones. Sus objetivos deben ser tales que, si se “extiende”, sólo puede alcanzarlos.

Realista – ¿Puede establecer un programa para ayudar a todos los que tienen problemas de adherencia? Sin duda es un objetivo que vale la pena, pero puede que no sea realista en este momento.

Límite de tiempo – La mayoría de los objetivos que establezcas en su posición no serán a largo plazo. Es importante establecer pautas de tiempo para sus objetivos para que pueda realizar un seguimiento de su progreso a medida que avanza y puede estar alerta a cuando se está retrasando.

Priorizar y Organizar

Se enfrentará a muchas tareas. Es seguro decir usted no será capaz de hacer todo, por lo que es prudente hacer periódicamente una lista de las tareas que se enfrentan a usted y priorizarlas. La siguiente técnica puede ser útil para priorizar:

Hacer – Determine de la lista las cosas que cree que son más importantes para lograr y son cosas que debe hacer usted mismo.

Delegado – Recuerde que hay muchos líderes dentro de su región con habilidades, experiencia y motivación para llevar a cabo una amplia variedad de tareas. Un trabajador verdaderamente eficaz entiende que los triunfadores no tratan de lograr todo ellos mismos y reconoce que algunas cosas son mejor manejadas por otros. Delegar no sólo libera su tiempo para otras cosas, sino que garantiza que los recursos se utilicen de forma inteligente y que las personas que quieren ayudar están motivadas e involucradas.

Retraso hasta otro momento – Algunas cosas pueden esperar. El peligro es retrasar demasiadas cosas hasta que se acerquen los plazos. La mejor política aquí es considerar cuándo se deben las cosas, cuánto tiempo tomará lograrlas, y lo que su carga de trabajo actual le permita.

Eliminar – Si ha establecido objetivos siguiendo las pautas que hemos mencionado anteriormente, puede reconocer que algunos de ellos no son alcanzables o realistas, o que simplemente no son importantes. Un buen líder sabe cuándo concentrarse en lo importante y eliminar el resto.

A medida que priorice tareas y establezca plazos, querrá organizar sus planes y acciones. Usted encontrará los teléfonos para ser una herramienta indispensable para la gestión de su tiempo.

Aprende cuándo decir “NO”

Ahora vamos a abordar algunas estrategias más que puede aplicar a su vida. Estos también tienen un gran impacto en la eficacia con la que gestionas su tiempo.

La primera de estas estrategias es ser capaz de decir “NO” cuando es apropiado. Su vida en el cargo siempre ha sido acerca de dar todo lo que pueda para servir a su organización. Eso no cambia, pero a medida que sus deberes se expanden como un logro usted encontrará que está llamado a hacer mucho más de lo que se le ha pedido que haga antes.

Cuando aprende a decir “NO” no está cerrando la puerta de sus responsabilidades, pero más bien se está asegurando de que puede cumplir con sus compromisos y lograr el máximo tiempo posible en el tiempo disponible para usted.

Para poder decir “NO” tendrá que aceptar estos tres principios:

Me doy cuenta de que no puedo hacer todo
No aceptaré emprender una tarea o un proyecto que sé que no podré completar en el plazo requerido
No asumiré compromisos que no sean coherentes con las metas y objetivos que me he fijado

Si usted mantiene estos principios en mente, usted encontrará más fácil justificar (y explicar) por qué algunas solicitudes deben ser rechazadas. También encontrará que usted es más capaz de lograr las cosas que usted ha priorizado como “debe hacer.”

Concéntrese en la Tarea en Cuestión

Una estrategia importante a tener en cuenta es concentrarse completamente en la tarea actual. La concentración puede ser difícil cuando se tiene mucho en su mente. Su tiempo será mejor aprovechado si es capaz de hacerlo:

Concéntrese en su objetivo – Es posible que tenga muchos compromisos y muchas preocupaciones, pero logrará más cuando se mantenga enfocado en la única tarea que está realizando en este momento.
Afinar las interrupciones (No escuche las interrupciones) – Usted encontrará que su concentración está en su nivel más alto cuando se puede reservar una hora durante el día en que no responderá al teléfono o programará a los visitantes. Evitando interrupciones por períodos específicos de tiempo, usted puede encontrar que puede realizar tareas con éxito en mucho menos tiempo de lo previsto. Cuando deba responder a las llamadas telefónicas, sea asertivo al minimizar las interrupciones preguntándole si puede llamar en otro momento o reunirse con otro día.

Considere su Horario Estelar Personal

¿Es usted una de esas personas que se levanta antes de que salga el sol y empiece a trabajar? ¿Es la tarde temprana, después de la cena, su tiempo para trabajar? ¿O es alguien que prefiere esperar hasta la tranquilidad de las horas nocturnas para hacer las tareas realmente difíciles?

Cada persona es diferente. La mayoría de las investigaciones demuestran que las tareas que requieren mayor concentración mental se realizan con mayor eficacia a primera hora del día, pero incluso estos estudios reconocen que esto no siempre es cierto, y que todo el mundo tiene un “Horario Estelar Personal.”

Cuando planee sus tareas, piense en su propio “Horario Estelar”. Si hace su mejor trabajo temprano, planee hacer las tareas rutinarias más adelante en el día y concéntrese en las tareas más difíciles cuando esté en su mejor momento. Si realmente no se pone en marcha hasta más tarde, manejar las rutinas en la mañana y guardar las tareas más difíciles para más tarde.

Resultado

¡Recuerde siempre “Las Grandes Rocas de la Vida”! Para la manera que usted prioriza, demostrará ser crítico para su éxito y bienestar.

Pone las rocas en la secuencia equivocada en el frasco, y luego, cuando vierte agua en ella, el agua está destinada a desbordarse. Pero, si se pusieran las piedras en la secuencia correcta, entonces no habría derrames.

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