• Tiempo
Es fundamental asegurarse de que el tiempo de Feedback sea el correcto, ya que determinaría qué tan bien se aceptan sus feedback. Cuanto antes se comparta Feedback, mejor será, ya que el destinatario sabrá exactamente lo que hizo, cuáles son las repercusiones de esas acciones y qué medidas deben adoptarse para resolver la situación.
Es mejor programar un tiempo para la discusión, ya que daría al receptor una amplia cantidad de tiempo para prepararse mentalmente para la discusión. De esta manera, tendrán más tiempo para prepararse y permitirán que la discusión sea más constructiva.
• Elección de Palabras
Es mejor comenzar Feedback con los aspectos positivos, y luego avanzar gradualmente hacia el área de desafío. Si comienza con Feedback correctivos justo al principio de la conversación, El receptor podría ponerse a la defensiva y podría volverse no receptivo al comentario.
Comience con Feedback positiva de la persona, lo que ayudaría a abrirse a usted y reconocer que usted también está notando sus esfuerzos. Los Feedback positivos reconocen los esfuerzos del empleado y aumentan su moral. Sea específico al compartir ejemplos de lo que el destinatario hizo bien.
Hágale saber al destinatario el impacto positivo de sus contribuciones al departamento/organización, para que comprenda los resultados. Esto también les permite saber que lo notas y lo aprecias.
A continuación, irá avanzando gradualmente hacia el intercambio de feedback correctivos.
Algunas frases que se pueden usar al comienzo de feedback correctivos:
- Me di cuenta de que…
- Entiendo que…
Tales comienzos demuestran que para usted, el comportamiento es el desafío y no la persona.
• Comparta los Hechos y Sea Descriptivo
Discuta la situación o acción en detalle, pero no discuta lo que siente. Concéntrese en la situación, descríbala y manténgase objetivo. Dé una razón por la que es un desafío y exponga el impacto que tuvo en los demás, o en la organización, o en el cliente.
Declarar los hechos y mantener el objetivo asegura que el destinatario le vea como quien tiene un gran control de sus emociones y son profesionales minuciosos.
• Colaborar en Ideas para Mejorar
No es necesario que usted proponga la solución, aunque usted puede ofrecer sugerencias que usted cree que serían útiles. Involucre al destinatario en esta parte crucial del proceso feedback. De esta manera, el receptor se siente involucrado en el proceso de toma de decisiones, se hace cargo de la situación, y garantizará un mayor compromiso para que se aplique.