تسجيل الدخول تسجيل

الرئيسية / دورات الأعمال التجارية / إتقان رحلات العمل والترفيه

إتقان رحلات العمل والترفيه

ما المقصود برحلات العمل والترفيه؟

ما المقصود برحلات الأعمال والترفيه؟

دعنا نفترض أن أحد العملاء يسافر إلى سنغافورة لحضور مؤتمر يستمر ثلاثة أيام، ثم يقرر بعد انتهاء أعماله تمديد إقامته أربعة أيام إضافية لاستكشاف الوجهة، وزيارة جزيرة سنتوسا، والتسوق في شارع أورشارد، قبل مواصلة رحلته إلى بالي لقضاء عطلة قصيرة. وبما أن جهة العمل تتكفل بتكاليف تذاكر السفر والإقامة الأساسية، تصبح الإجازة الإضافية أكثر سهولة وأقل تكلفة، مع تحقيق أقصى استفادة من رحلة العمل.

يُعرف هذا النوع من السفر برحلات الأعمال والترفيه، وهو نمط يجمع بين السفر لأغراض العمل والاستمتاع بالأنشطة السياحية قبل الالتزامات المهنية أو خلالها أو بعدها. ويمنح المسافر فرصة الاستفادة من رحلة العمل لاستكشاف الوجهة، والاسترخاء، أو قضاء وقت ممتع مع العائلة، دون الحاجة إلى التخطيط لرحلة ترفيهية مستقلة.

أبرز فئات مسافري رحلات الأعمال والترفيه

1. المدير التنفيذي

يسافر المدير التنفيذي بشكل متكرر في رحلات عمل، وغالباً ما يمدد إقامته للاستمتاع باستكشاف الوجهة بعد انتهاء التزاماته المهنية. وقد يصطحب أحد أفراد العائلة أو شريك الحياة، ويفضل الفنادق الفاخرة، والخدمات الراقية، والتجارب السياحية المتميزة.

2. مستشار تقنية المعلومات

يسافر مستشار تقنية المعلومات لتنفيذ مشاريع لدى العملاء، ويتمتع غالباً بمرونة في مواعيد السفر، مما يتيح له تمديد رحلات العمل والاستفادة منها لقضاء وقت ترفيهي أو استكشاف الوجهة بعد انتهاء مهامه المهنية.

3. المشارك في المؤتمرات والمعارض

يسافر المشارك في المؤتمرات والمعارض لحضور المؤتمرات، المعارض، أو الفعاليات المهنية، ويستغل انتهاء أعماله لإضافة بضعة أيام ترفيهية لاستكشاف الوجهة والاستمتاع بتجاربها السياحية.

4. مسؤول تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض وبرامج الحوافز

يتولى مسؤول تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض وبرامج الحوافز تنظيم وإدارة رحلات المجموعات الخاصة بالاجتماعات والمؤتمرات والمعارض وبرامج الحوافز، ويتمتع بفرصة كبيرة لتشجيع المشاركين على تمديد إقامتهم وإضافة برامج سياحية قبل الفعالية أو بعدها.

5. مندوب المبيعات

يسافر مندوب المبيعات في رحلات عمل قصيرة ضمن ميزانية محددة وسياسات سفر واضحة، ويُعد من الفئات التي يمكنها الاستفادة من تمديد رحلة العمل بإضافة تجارب ترفيهية تناسب ميزانيتها.

الفرق بين رحلات الأعمال والترفيه، والعمل عن بُعد أثناء السفر، وتمديد رحلات الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض وبرامج الحوافز

نوع الرحلة	الجهة المبادرة	الجهة التي تتحمل التكاليف	دور وكيل السفر
رحلات الأعمال والترفيه	المسافر المنفرد	جهة العمل لرحلة العمل، والمسافر للجزء الترفيهي	تصميم وبيع الباقة الترفيهية الإضافية
العمل عن بُعد أثناء السفر	المسافر المنفرد	شخصية بالكامل	تنظيم الرحلة بما يتناسب مع متطلبات العمل والإقامة
تمديد رحلات الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض وبرامج الحوافز	منظم الفعالية أو المجموعة	جهة العمل لرحلة العمل، والمسافر للجزء الترفيهي	تنسيق برامج التمديد للمجموعات والأفراد
رحلات تحفيز الشركات	الشركة أو إدارة الموارد البشرية	تتحمل الشركة جميع التكاليف	إدارة العقود المؤسسية والتعاقدات الجماعية

اكتشاف فرص رحلات الأعمال والترفيه ضمن قاعدة العملاء

اكتشاف فرص رحلات الأعمال والترفيه ضمن قاعدة عملائكم

يمتلك معظم وكلاء السفر بالفعل العملاء المناسبين، لكنهم لا ينتبهون إلى المؤشرات التي تكشف فرص تحويل رحلات العمل إلى رحلات تجمع بين العمل والترفيه. ومن أبرز هذه المؤشرات:

• وجود حجز لرحلة عمل داخلية أو دولية تمتد لعدة أيام

• انتهاء رحلة العمل في منتصف الأسبوع، مثل يومي الأربعاء أو الخميس، مما يتيح الاستفادة من عطلة نهاية الأسبوع

• أن تكون وجهة العمل وجهة سياحية مميزة، أو تقع بالقرب من وجهة ترفيهية يمكن الوصول إليها خلال ساعتين تقريباً

• أن يكون العميل قد زار الوجهة سابقاً وأبدى إعجابه بها

• أن يذكر العميل رغبته في اصطحاب الزوج أو الزوجة أو أحد أفراد العائلة

• أن تسمح سياسة الشركة بتمديد موعد العودة على نفقة الموظف

رحلات الأعمال والترفيه المحلية والدولية

نوع الرحلة	أمثلة على المسارات الشائعة	فرص التمديد الترفيهية	متوسط قيمة التمديد (تقريباً)
رحلات محلية	دلهي – غوا، مومباي – جايبور، بنغالورو – كورغ، تشيناي – مونار	إقامة خلال عطلة نهاية الأسبوع، جولات تراثية، برامج استجمام وعافية	من 84 إلى 211 دولارًا أمريكيًا للفرد (تقريبًا)
رحلات دولية قصيرة	الهند – دبي، الهند – سنغافورة، الهند – بانكوك	رحلات السفاري الصحراوية، المدن الترفيهية، المنتجعات الشاطئية	من 317 إلى 845 دولارًا أمريكيًا للفرد (تقريبًا)
رحلات دولية طويلة	الهند – لندن، الهند – نيويورك، الهند – فرانكفورت	جولات في المدن الأوروبية، رحلات الريف البريطاني، جولات برية في الولايات المتحدة	من 845 إلى 2,113 دولارًا أمريكيًا للفرد (تقريبًا)

سياسات سفر الشركات: ما الذي ينبغي أن يعرفه وكيل السفر؟

تضع العديد من الشركات سياسات واضحة لسفر موظفيها، تحدد النفقات التي تتحملها وتلك التي تقع على عاتق الموظف. ويمنح فهم هذه السياسات وكيل السفر القدرة على تقديم عروض رحلات الأعمال والترفيه بطريقة احترافية ومتوافقة مع أنظمة الشركة.

ومن أبرز ما تتضمنه هذه السياسات:

• تتحمل الشركة تكاليف السفر والإقامة خلال فترة العمل المعتمدة فقط

• قد تتحمل الشركة قيمة تذكرة الطيران الأصلية فقط إذا غيّر الموظف موعد عودته لتمديد الرحلة، بينما يتحمل هو أي تكلفة إضافية، لذا ينبغي التحقق من سياسة الشركة في كل حالة

• تمنع بعض الشركات رحلات الأعمال والترفيه بشكل كامل، وفي هذه الحالة يجب فصل الجزء الترفيهي عن رحلة العمل بوضوح

• يساعد إصدار فاتورة مفصلة تفصل بين نفقات العمل والنفقات الشخصية على حماية كل من العميل ووكيل السفر من أي التباس مالي أو إداري

نصيحة لوكيل السفر

احرص دائماً على سؤال العميل: 'هل تسمح سياسة شركت; بتمديد موعد العودة على نفقتك الخاصة؟' لأن الكثير من الشركات تسمح بذلك، إلا أن بعض الموظفين لا يدركون هذه الإمكانية. وقد يكون هذا السؤال البسيط بداية الحديث عن فرصة تحويل رحلة العمل إلى تجربة تجمع بين العمل والترفيه.

كيفية اختيار وجهة مناسبة لتمديد رحلة العمل

يعتمد نجاح رحلات الأعمال والترفيه على اختيار وجهة يسهل الوصول إليها، وتتمتع بمستوى عالٍ من الأمان، وتوفر تجارب سياحية متنوعة تلبي اهتمامات مختلف فئات المسافرين. كما يُفضّل أن تكون الوجهة الترفيهية قريبة من وجهة العمل لتقليل وقت التنقل وتكاليف السفر، بما يعزز تجربة العميل ويزيد من جاذبية الباقة.

فيما يلي مجموعة من أبرز الوجهات التي يمكن لوكلاء السفر ترشيحها لعملائهم.

1. سنغافورة + بالي

وجهة الأعمال: سنغافورة، إحدى أشهر المراكز العالمية للمؤتمرات وقطاعات التقنية والمال والأعمال.

الوجهة الترفيهية: بالي، ويمكن الوصول إليها برحلة جوية مباشرة من سنغافورة تستغرق نحو ساعتين ونصف، وتبدأ أسعار التذاكر تقريباً من 53 إلى 127 دولار أمريكي.

مدة الإقامة المقترحة: 4 - 5 ليالٍ في أوبود أو سيمينياك

أهم ما تتضمنه الباقة:

الإقامة في فيلا خاصة
المشاركة في دروس الطهي الإندونيسي
زيارة مدرجات تيغالالانغ الشهيرة
مشاهدة غروب الشمس في معبد تاناه لوت

الفئة المستهدفة:

العاملون في قطاع تقنية المعلومات
كبار التنفيذيين
الأزواج

2. دبي + المالديف

وجهة الأعمال: دبي، مركز عالمي للتجارة، والخدمات اللوجستية، والتجزئة، واستضافة المعارض والفعاليات الدولية.

الوجهة الترفيهية: المالديف، مع رحلات جوية مباشرة من دبي إلى مالي تستغرق نحو أربع ساعات، وتتوفر عبر معظم شركات الطيران الرئيسية.

مدة الإقامة المقترحة: 4 ليالٍ في منتجع يضم فللاً فوق المياه

أهم ما تتضمنه الباقة:

الإقامة في فيلا فوق المياه
ممارسة الغوص السطحي
رحلة بحرية عند غروب الشمس
جلسات السبا والاسترخاء

الفئة المستهدفة:

عملاء السياحة الفاخرة
كبار التنفيذيين المسافرون مع أزواجهم
المحتفلون بذكرى الزواج أو المناسبات الخاصة

3. لندن + إدنبرة أو منطقة كوتسوولدز

وجهة الأعمال: لندن، مركز رئيسي للخدمات المالية والمصرفية، وقطاع الأدوية، والخدمات القانونية، والوفود الحكومية.

الوجهة الترفيهية: إدنبرة، ويمكن الوصول إليها بالقطار في نحو أربع ساعات ونصف، أو منطقة كوتسوولدز التي تبعد نحو ساعة ونصف بالسيارة.

مدة الإقامة المقترحة: 3 - 4 ليالٍ

أهم ما تتضمنه الباقة:

الإقامة في قلعة تاريخية باسكتلندا
جولات في الحانات الريفية بمنطقة كوتسوولدز
زيارة معامل إنتاج الويسكي الاسكتلندي
استئجار سيارة خاصة لاستكشاف المنطقة

الفئة المستهدفة:

كبار المهنيين والتنفيذيين
الأزواج
عشاق الثقافة والتراث

كيفية اختيار وجهة مناسبة لتمديد رحلة العمل

4. بانكوك + بوكيت أو شيانغ ماي

وجهة الأعمال: بانكوك، مركز رئيسي للصناعات التحويلية والتجارة والمعارض المتخصصة في الأغذية والمشروبات.

الوجهة الترفيهية: بوكيت، ويمكن الوصول إليها خلال نحو ساعة بالطائرة من بانكوك، أو شيانغ ماي التي تبعد بنفس المسافة الجوية تقريبا.

أهم ما تتضمنه الباقة:

الإقامة في منتجع شاطئي
زيارة محميات الأفيال
المشاركة في دروس الطهي التايلندي
جولات بين الجزر

الفئة المستهدفة:

الشباب من رجال الأعمال والمهنيين
العائلات التي لديها مراهقون
عشاق المغامرات والأنشطة الخارجية

5. فرانكفورت + باريس أو أمستردام

وجهة الأعمال: فرانكفورت، مركز مهم لصناعة السيارات، والخدمات المصرفية، والمعارض التجارية الدولية.

الوجهة الترفيهية: باريس أو أمستردام، ويمكن الوصول إليهما من فرانكفورت بالقطار خلال نحو ثلاث ساعات ونصف.

أهم ما تتضمنه الباقة:

رحلة نهرية في القنوات المائية
زيارة متحف اللوفر
زيارة متحف ريكز
عشاء بإطلالة على برج إيفل
جولات خاصة برفقة مرشد سياحي

الفئة المستهدفة:

عشاق الثقافة والفنون
الأزواج
المسافرون إلى أوروبا للمرة الأولى بعد انتهاء رحلات العمل أو حضور المعارض

6. مومباي + غوا (رحلة داخلية)

وجهة الأعمال: مومباي، مقر العديد من الشركات والمؤسسات الهندية الكبرى.

الوجهة الترفيهية: غوا، ويمكن الوصول إليها برحلة جوية تستغرق نحو ساعة.

مدة الإقامة المقترحة: من ليلتان إلى ثلاث ليالٍ في فندق أو منتجع شاطئي بوتيكي.

أهم ما تتضمنه الباقة:

جولات في القرى التراثية
الاستمتاع بشاطئ خاص
تجارب طعام تعتمد على المكونات المحلية الطازجة
ممارسة الرياضات والأنشطة المائية

الفئة المستهدفة:

عملاء الشركات في مومباي، خصوصاً من تنتهي اجتماعاتهم يوم الجمعة
المشاركون في رحلات الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض وبرامج الحوافز الراغبون في تمديد إقامتهم

المستويات الثلاثة لباقات رحلات الأعمال والترفيه

ينبغي لوكلاء السفر والسياحة تقديم امتدادات رحلات الأعمال والترفيه عبر ثلاثة مستويات سعرية، بما يتناسب مع اختلاف المناصب الإدارية والميزانيات الشخصية للعملاء.

المستوى	الفئة	ما تتضمنه الباقة	التكلفة التقريبية لكل فرد
المستوى 1	الامتداد الأساسي	تمديد الإقامة في الفندق مع وجبة الفطور + خدمة النقل من وإلى المطار	من 96 إلى 301 دولار
المستوى 2	الامتداد الاستكشافي	فندق + نشاطان سياحيان بمرافقة مرشد سياحي + تأمين سفر + بطاقة سيم كارد	من 301 إلى 843 دولار
المستوى 3	الامتداد المميز	فندق فاخر + مرشد خاص + تجارب مصممة حسب الطلب + صالة كبار الزوار في المطار + خدمة كونسيرج	من 843 إلى 3,012 دولار

كيفية تسعير امتداد رحلات الأعمال والترفيه

يتطلب تسعير امتداد رحلات الأعمال والترفيه فهماً دقيقاً لتكلفة الحجز الأساسي، وبناء العرض الإضافي بطريقة تعكس قيمة عالية مقارنة بالرحلات الترفيهية المستقلة.

• البدء بالفندق: التفاوض للحصول على نفس سعر الغرفة للإقامة الإضافية عند تمديد الإقامة في نفس الفندق.

• احتساب رسوم تغيير الرحلات: تفرض شركات الطيران مثل إنديجو، والخطوط الجوية الهندية وغيرها رسوماً على تغيير التذاكر تتراوح تقريباً بين 2,500 و8,000 روبية لكل تذكرة.

• إضافة هامش ربح على التجارب: يُفضل تحقيق هامش ربح يتراوح بين 15% و25% على الأنشطة والبرامج السياحية.

• تجميع الخدمات ضمن باقة واحدة: تقديم السعر بشكل شامل بدلاً من تفصيل كل خدمة على حدة، مما يسهل قرار العميل ويحافظ على هامش الربح.

• إضافة تأمين السفر دائماً: يعد التأمين عنصراً أساسياً غير قابل للتفاوض في جميع امتدادات رحلات الأعمال والترفيه الدولية.

المستويات الثلاثة لباقات رحلات الأعمال والترفيه

استراتيجيات تغيير مواعيد الرحلات

غالبا ما تتطلب امتدادات رحلات الأعمال والترفيه تعديل تاريخ العودة في تذكرة السفر الخاصة برحلة الأعمال. وفيما يلي أفضل الممارسات لإدارة هذا التغيير بشكل احترافي:

• التحقق أولاً من شروط التذكرة الأصلية، وهل تسمح بالتعديل أم لا، إذ إن معظم التذاكر الخاصة برحلات الشركات تتيح تغييراً واحداً مجانياً.

• حساب فرق السعر بين تاريخ العودة الأصلي والتاريخ الجديد بدقة.

• في حال كان التغيير يؤدي إلى زيادة في السعر، يتحمل العميل فرق التكلفة. أما إذا كان السعر الجديد أقل، فقد تمنح بعض شركات الطيران رصيداً مستقبلياً بدلاً من استرداد نقدي.

• توثيق جميع التعديلات بشكل واضح، مع إظهار السعر الأصلي ورسوم التغيير بشكل منفصل في الفاتورة.

• في حجوزات رحلات الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض، يجب التنسيق دائماً مع قسم سفر الشركات قبل إجراء أي تعديل على تذكرة أي مسافر.

حجوزات المرافقين (الزوج، العائلة، أو الأصدقاء)

1. انضمام الزوج من بلد المنشأ

عند رغبة الزوج في الانضمام إلى الرحلة من بلد المغادرة، يمكن لوكيل السفر توفير تذكرة طيران إضافية ذهاباً أو ذهاباً وعودة إلى وجهة السفر الترفيهية، مما يتيح فرصة لتحقيق أرباح إضافية من حجز التذاكر.

2. وجود الزوج بالفعل في وجهة السفر

في حال كان الزوج متواجداً بالفعل في الوجهة، يمكن اقتراح ترقية الغرفة إلى إقامة مزدوجة، وإضافة تجارب مخصصة للأزواج مثل العشاء الرومانسي، جلسات السبا، أو الجولات السياحية، مما يعزز قيمة الحجز الإجمالية.

3. سفر الأطفال مع المسافر

عند تمديد الرحلة بصحبة الأطفال، يمكن اقتراح غرف عائلية، وأنشطة مناسبة للأطفال، وبرامج ترفيهية داخل المنتجعات، أو فنادق تحتوي على نوادٍ للأطفال، مما يرفع قيمة الإقامة والخدمات المضافة.

4. انضمام الأصدقاء إلى الجزء الترفيهي

عندما ينضم الأصدقاء بعد انتهاء جزء العمل من الرحلة، يمكن تصميم باقات جماعية تشمل جولات مشتركة، وحجوزات مطاعم، وأنشطة محلية، مما يزيد من فرص تحقيق عوائد أعلى من الخدمات المجمعة.

التعامل مع الاعتراضات

الاعتراض 1: "شركتي لن توافق على ذلك"

الرد:

بالطبع، تغطي الشركة جزء رحلة العمل فقط. أما الامتداد الترفيهي فهو حجز منفصل باسمك وعلى حسابك الشخصي، ولا يحتاج إلى موافقة الشركة. سأقوم بفصل الفواتير بطريقة واضحة لضمان بقاء تقرير المصاريف مرتباً وسهل التقديم.

الاعتراض 2: "لا أملك وقتاً لتخطيط عطلة"

الرد:

هذا هو دورنا بالضبط. لن تحتاج إلى تخطيط أي شيء، سأقوم بإعداد كامل البرنامج: الفندق، خدمات النقل، وبعض الأنشطة المختارة. كل ما عليك فعله هو الموافقة فقط، وعند وصولك إلى الوجهة ستكون جميع الترتيبات جاهزة.

الاعتراض 3: "سيكون التكلفة مرتفعة للغاية"

الرد:

في الواقع، تذكرة العودة مدفوعة بالفعل من قبل الشركة، لذلك التكلفة الأساسية تقتصر على الإقامة والأنشطة خلال الأيام الإضافية. ولو قارنت ذلك بحجز رحلة منفصلة إلى بالي من مومباي، ستجد أن تكلفة الطيران وحدها تتراوح تقريباً بين 475 و 634 دولار أمريكي، وهذه التكلفة غير موجودة هنا.

الاعتراض 4: "أحتاج أن أستشير زوجتي/زوجي"

الرد:

بالتأكيد. العديد من العملاء يفضلون إضافة شريك الحياة في الجزء الترفيهي من الرحلة. يمكنني إعداد خيار خاص لشخصين يوضح لك كيف تصبح التكلفة أكثر توفيراً عندما تكون تذاكر الطيران الأساسية مغطاة بالفعل.

الاعتراض 5: "ماذا عن تعقيدات التأشيرة؟"

الرد:

سؤال مهم. أقوم دائماً بمراجعة متطلبات التأشيرة مسبقاً. في هذا التمديد، التأشيرة الحالية أو تأشيرة الوصول تكون كافية للوجهة الترفيهية. كما سأزودك بقائمة كاملة بالمستندات المطلوبة لتجنب أي مشاكل في اللحظة الأخيرة.

التفاوض على تمديد الإقامة الفندقية

ينظر العديد من الفنادق إلى مسافري الأعمال والترفيه باعتبارهم شريحة ذات قيمة عالية، نظراً لدورهم في تعزيز نسب الإشغال وتميلهم إلى اختيار فئات إقامة وخدمات أعلى خلال الجزء الترفيهي من الرحلة. ويمكن لوكلاء السفر الاستفادة من هذه الميزة عند التفاوض للحصول على مزايا وأسعار أفضل لعملائهم.

• احرص دائماً على التفاوض لتمديد الإقامة بنفس السعر المطبق على حجز رحلة العمل، فالكثير من الفنادق تفضّل الحفاظ على الحجز واستمرار إقامة النزيل بدلاً من فقدان هذه الفرصة.

• إذا لم يكن الفندق المخصص لرحلة العمل مناسباً للإقامة الترفيهية، يمكن التفاوض على نقل العميل إلى فندق أو منتجع أكثر ملاءمة للترفيه ضمن المجموعة الفندقية نفسها، بما يضمن تجربة أفضل للعميل مع الاستفادة من المزايا المتاحة لدى العلامة الفندقية ذاتها.

• احرص على طلب ترقية الغرفة خلال فترة الإقامة الترفيهية، إذ غالباً ما تكون الفنادق أكثر مرونة في تقديم المزايا والترقيات للحجوزات الشخصية مقارنة بالحجوزات المرتبطة بعقود الشركات.

• غالباً ما تكون أسعار عطلات نهاية الأسبوع في فنادق الأعمال أقل من أسعارها خلال أيام العمل، مما يتيح فرصة لتقديم امتداد الرحلة بتكلفة جذابة وقيمة مضافة أكبر للعميل.

التعاون مع شركات إدارة الوجهات السياحية لتقديم البرامج الترفيهية الإضافية

عند تصميم امتدادات رحلات الأعمال والترفيه، يلعب التعاون مع شركات إدارة الوجهات السياحية دوراً مهماً في توفير الخدمات الأرضية والأنشطة والتجارب السياحية، بما يضمن تقديم برامج متكاملة تضيف قيمة أكبر للعملاء وتعزز فرص تحقيق إيرادات إضافية للوكالة.

الخدمة	آلية التوريد	هامش الربح المتوقع (تقريباً)
جولات ماهدة معالم المدينة	شركة إدارة الوجهات أو المشغل المحلي	15% – 25%
خدمات النقل	شركة إدارة الوجهات ضمن باقة متكاملة	20% – 30%
التجارب والأنشطة السياحية (مثل دروس الطهي، والغوص، وغيرها)	شركة إدارة الوجهة أو مزودي الخدمات المتخصصين في هذا النوع من التجارب السياحية	20% – 35%
حجوزات المطاعم الراقية	خدمة الكونسيرج أو الحجز المباشر	رسوم خدمة ثابتة
خدمات التأشيرات	فريق العمل الداخلي أو شركاء معتمدون لخدمات التأشيرات والسفارات	رسوم خدمة بين 10 - 30 دولاراً أمريكياً

بناء شبكة الموردين الخاصة برحلات الأعمال والترفيه

ينبغي للوكلاء المتخصصين في هذا النوع من الرحلات بناء شبكة موثوقة من الموردين المعتمدين، بما يتيح إعداد عروض متكاملة خلال فترة قصيرة من اكتشاف الفرصة.

• بناء شبكة من شركاء إدارة الوجهات السياحية في أهم الوجهات الدولية المستهدفة، بما يضمن سرعة الاستجابة وجودة الخدمات المقدمة للعملاء

• إقامة شراكة مع مزود تأمين سفر موثوق يضمن سرعة إعداد عروض الأسعار وإصدار وثائق التأمين بما يدعم سرعة إنجاز الحجوزات

• إقامة علاقات قوية مع الفنادق في وجهات الأعمال والوجهات الترفيهية القريبة منها لتعزيز فرص الحصول على عروض ومزايا حصرية

• التعاون مع شريك موثوق لخدمات النقل البري وتأجير السيارات وتوفير السائقين الخاصين لضمان تجربة تنقل سلسة ومريحة للعملاء

• التعاون مع شريك متخصص في خدمات التأشيرات للوجهات الرئيسية، مثل المملكة المتحدة ودول شنغن ودول الخليج، لضمان سرعة إنجاز الإجراءات ودقة المعاملات

يسهم وجود شبكة جاهزة من الموردين والشركاء المعتمدين في تسريع إعداد العروض وإتمام عمليات البيع، ورفع مستوى الخدمة المقدمة للعملاء، وتعزيز فرص تحويل رحلات العمل إلى تجارب تجمع بين الأعمال والترفيه، بما يحقق قيمة أكبر للمسافر ويزيد من عوائد الوكالة.

قائمة التحقق لحجوزات رحلات الأعمال والترفيه.

1. اكتشاف الفرصة

تحديد فرص تحويل رحلة العمل إلى تجربة تجمع بين الأعمال والترفيه منذ مرحلة الاستفسار الأولى، من خلال فهم طبيعة رحلة العميل ومدتها ومدى إمكانية تمديدها لأغراض ترفيهية.

2. تقديم العرض

إعداد وتقديم خيارات التمديد الترفيهية المناسبة خلال فترة قصيرة من الاستفسار الأول، بما يساعد العميل على تقييم الخيارات واتخاذ القرار في الوقت المناسب.

3. تأكيد الحجز

فصل ترتيبات العمل عن الترتيبات الترفيهية بشكل واضح لضمان الالتزام بسياسات سفر الشركات وتسهيل إدارة التكاليف والنفقات.

4. إعداد المستندات

إصدار جميع المستندات والفواتير الخاصة برحلة العمل والجزء الترفيهي بشكل منفصل، بما يضمن وضوح الإجراءات وسهولة المتابعة المالية.

5. التحقق من متطلبات التأشيرة

مراجعة صلاحية التأشيرة الحالية والتأكد من توافقها مع فترة التمديد أو الوجهة الإضافية، مع تقديم الدعم اللازم لاستكمال أي متطلبات إضافية.

6. ترتيب تأمين السفر

توفير وثيقة تأمين مناسبة تغطي فترة الإقامة الترفيهية وما تتضمنه من أنشطة وتنقلات، خاصة في الرحلات الدولية.

7. التنسيق مع الموردين

التنسيق مع الفنادق وشركات إدارة الوجهات السياحية ومزودي الخدمات لضمان تنفيذ جميع الترتيبات بسلاسة وكفاءة.

8. الإحاطة قبل السفر

تزويد العميل ببرنامج سفر متكامل يتضمن تفاصيل الرحلة، والحجوزات، وخدمات النقل، والأنشطة، ومعلومات التواصل المهمة أثناء السفر.

9. المتابعة بعد العودة

التواصل مع العميل بعد انتهاء الرحلة للاطلاع على مستوى رضاه عن التجربة، والاستفادة من ملاحظاته، وبناء فرص جديدة للحجوزات المستقبلية.

الأدوات والتقنيات الداعمة لوكلاء رحلات الأعمال والترفيه

• أنظمة التوزيع العالمية: تستخدم أنظمة التوزيع العالمية لإدارة الحجوزات الجوية ومقارنة خيارات الرحلات وتعديل مواعيد السفر

• منصات حجوزات الفنادق (تي بي أو هوليدايز): للتحقق بسرعة من توفر الغرف خلال فترات التمديد

• واتساب للأعمال: للتواصل السريع مع العملاء ومشاركة العروض والتحديثات

• أنظمة إدارة علاقات العملاء: لتصنيف العملاء وفق أنماط السفر والسياحة وتحديد فرص رحلات الأعمال والترفيه بشكل منهجي.

• أدوات إعداد العروض التقديمية: لتصميم عروض احترافية تسهّل عرض المقترحات على العملاء.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• تأخير طرح فكرة التمديد الترفيهي إلى مراحل متقدمة من عملية الحجز

• دمج نفقات العمل والنفقات الشخصية ضمن فاتورة واحدة

• دمج فواتير العمل والنفقات الشخصية في مستند واحد

• إغفال التأمين على السفر الخاص بالجزء الترفيهي من الرحلة

• عدم مراجعة سياسة سفر الشركة قبل اقتراح تغيير موعد العودة

• تقديم أسعار منخفضة بشكل يؤثر على الربحية وجودة الخدمة

• المبالغة في جدولة الأنشطة الترفيهية، إذ يفضل العديد من مسافري الأعمال تخصيص وقت للراحة والاسترخاء بعد انتهاء التزاماتهم المهنية

خطة عمل لمدة 60 يوماً

الأسبوع 1–2: مرحلة التأسيس

• مراجعة قاعدة بيانات العملاء الحالية لتحديد العملاء الذين يقومون برحلات أعمال أو سفر شركات بشكل متكرر، ورصد الفرص المحتملة لتقديم عروض تجمع بين الأعمال والترفيه

• تحليل أبرز وجهات الأعمال التي يتم الحجز إليها بشكل متكرر، وتحديد الخيارات والبرامج الترفيهية المناسبة التي يمكن إضافتها لتمديد الإقامة في كل وجهة

• بناء شبكة أساسية من الموردين والشركاء تضم شركات إدارة الوجهات السياحية، ومزودي التأمين على السفر، والفنادق، في عدد من الوجهات الرئيسية التي تجمع بين فرص الأعمال والترفيه

• إعداد نماذج عروض مختصرة لرحلات الأعمال والترفيه في الوجهات الأكثر طلباً، بحيث تكون جاهزة للتخصيص السريع والإرسال للعملاء عند ظهور الفرصة المناسبة

الأسبوع 3–4: تقديم أولى العروض للعملاء

• اختيار خمسة من عملاء الشركات النشطين وإعداد عروض مخصصة تتضمن خيارات لتمديد رحلاتهم المقبلة وإضافة برامج ترفيهية مناسبة لوجهات سفرهم

• تخصيص العروض بما يتناسب مع الوجهة والميزانية المتاحة واهتمامات العميل، مع تضمين الأسعار والخدمات المناسبة لكل حالة

• المتابعة مع العميل هاتفياً أو عبر قنوات التواصل المناسبة خلال 48 ساعة من إرسال العرض، للإجابة عن الاستفسارات وتعزيز فرص إتمام الحجز

• إنشاء قائمة تواصل مخصصة لعملاء الشركات، ومشاركة نصائح وأفكار دورية حول رحلات الأعمال والترفيه بهدف تعزيز الوعي بالفرص المتاحة والحفاظ على التواصل المستمر مع العملاء

الأسبوع 5–8: التوسع وتنمية المبيعات

• تنفيذ أولى حجوزات رحلات الأعمال والترفيه ومتابعة النتائج المالية المترتبة عليها، مع مقارنة الإيرادات المحققة بإيرادات رحلات الأعمال التقليدية لتقييم فرص النمو والربحية

• إعداد ونشر دراسة حالة مهنية على لينكد إن، مع الحفاظ على سرية بيانات العميل، توضح كيفية تحويل رحلة عمل إلى تجربة تجمع بين الأعمال والترفيه، وما حققته من قيمة مضافة للعميل وعوائد إضافية للوكالة

• إعداد تقويم يضم أبرز المؤتمرات والمعارض والفعاليات المهنية خلال الأشهر الستة المقبلة، وتحديد الفعاليات الأكثر ارتباطاً بقطاعات عمل العملاء واهتماماتهم

• إعداد عروض مسبقة لتمديد الرحلات المرتبطة بالمؤتمرات والمعارض والفعاليات الرئيسية، بحيث تكون جاهزة للتخصيص والإرسال بسرعة عند ظهور فرصة الحجز

• السعي إلى تحويل رحلتين من كل عشر رحلات عمل إلى رحلات تجمع بين الأعمال والترفيه، مع متابعة النتائج وقياس الأداء أسبوعياً لضمان تحقيق الأهداف وتحسين فرص النجاح

الهدف النهائي

بناء منهجية عمل واضحة ومتكاملة تساعد على اكتشاف فرص رحلات الأعمال والترفيه في وقت مبكر، وتقديم عروض احترافية ومخصصة للعملاء، بما يسهم في زيادة الإيرادات من قاعدة العملاء الحالية، وتعزيز القيمة المضافة دون الاعتماد المستمر على استقطاب عملاء جدد.

خذ الاختبار

لا يمكنك إتمام الدورة؟

لا يمكنك إتمام الدورة؟

ما المقصود برحلات العمل والترفيه؟

الفرق بين رحلات الأعمال والترفيه، والعمل عن بُعد أثناء السفر، وتمديد رحلات الاجتماعات والمؤتمرات والمعارض وبرامج الحوافز

اكتشاف فرص رحلات الأعمال والترفيه ضمن قاعدة العملاء

رحلات الأعمال والترفيه المحلية والدولية

سياسات سفر الشركات: ما الذي ينبغي أن يعرفه وكيل السفر؟

كيفية اختيار وجهة مناسبة لتمديد رحلة العمل

كيفية اختيار وجهة مناسبة لتمديد رحلة العمل

المستويات الثلاثة لباقات رحلات الأعمال والترفيه

المستويات الثلاثة لباقات رحلات الأعمال والترفيه

التعامل مع الاعتراضات

التفاوض على تمديد الإقامة الفندقية

التعاون مع شركات إدارة الوجهات السياحية لتقديم البرامج الترفيهية الإضافية

بناء شبكة الموردين الخاصة برحلات الأعمال والترفيه

قائمة التحقق لحجوزات رحلات الأعمال والترفيه.

الأدوات والتقنيات الداعمة لوكلاء رحلات الأعمال والترفيه

أخطاء شائعة يجب تجنبها

خطة عمل لمدة 60 يوماً

الأسبوع 1–2: مرحلة التأسيس

الأسبوع 3–4: تقديم أولى العروض للعملاء

الأسبوع 5–8: التوسع وتنمية المبيعات

يرجى للوكلاء الموجودين أن يسجلوا دخولهم هنا

إعادة تعيين كلمة السر