• Tempo
É importante ter certeza de que o momento de fornecer feedback está correto, pois determina a receptividade do seu feedback. Quanto mais cedo o feedback for fornecido, melhor porque o destinatário sabe exatamente o que fez, quais são as ramificações dessas ações e quais medidas precisam ser tomadas. Para resolver a situação.
É melhor marcar um horário para a discussão, pois isso dará ao destinatário tempo suficiente para se preparar mentalmente para a discussão. Desta forma, ele terá mais tempo para se preparar para a discussão e permitir que a discussão seja mais positiva e indutiva.
• Escolha das Palavras
É melhor começar a dar feedback de maneira positiva e depois avançar gradualmente para a área de desafio. Se você começar com comentários corretivos no início da conversa, o destinatário pode se tornar defensivo e pode não estar receptivo aos comentários.
Comece dando à pessoa comentários positivos, que a ajudarão a se abrir para você e a reconhecer que você também percebe seus esforços. Os comentários positivos reconhecem os esforços do funcionário e ajudam a levantar seu espírito. Seja específico ao compartilhar exemplos do que o destinatário fez bem.
Diga ao destinatário como suas contribuições positivas beneficiaram o departamento/organização.
Em seguida,você progride para fornecer feedback corretivo de forma incremental.
Aqui estão algumas frases que podem ser usadas no início do fornecimento de Feedback corretivo:
- Eu percebi isso...
- Eu entendo que...
Iniciações como esta mostram que você vê o comportamento como o desafio, não a pessoa.
• Compartilhe Fatos e Seja Descritivo
Discuta a situação ou ação em detalhes, mas não discuta como você se sente. Concentre-se na situação, descreva-a e mantenha-a objetiva. Diga por que ela é desafiadora e diga seu impacto sobre os outros, a organização ou o cliente.
Esclarecer os fatos e permanecer objetivo garante que o destinatário o veja como aquele que tem grande controle sobre suas emoções e sentimentos, sendo completamente profissional.
• Colabore em ideias para Melhoria
Você não precisa encontrar uma solução, mas pode fazer sugestões que você acha que serão úteis. Envolva o destinatário nesta parte importante do processo de feedback. Desta forma, o destinatário se sente envolvido no processo de tomada de decisão, se apropria e garantirá maior comprometimento para garantir sua implementação.