• التوقيت
من المهم التأكد من أن توقيت تقديم التعليقات يكون صحيحا، لأنه يحدد مدى قبول التعليقات الخاصة بك. وكلما تم تقديم التعليقات بشكل أسرع، كان ذلك أفضل لأن المتلقي يعرف بالضبط ما الذي فعله، وما هي تداعيات تلك الإجراءات، وما هي التدابير التي يجب اتخاذها لحل الوضع.
تحديد موعد للمناقشة من الأمر الأفضل، حيث من شأنه أن يمنح المتلقي وقتا كافيا لكي يستعد ذهنيا للمناقشة. وبهذه الطريقة، سيكون لديه المزيد من الوقت للتحضير للمناقشة ويقوم بتمكين المناقشة لتكون أكثر إيجابية وإستنتاجية.
• اختيار الكلمات
من الأفضل أن يبدأ المرء في تقديم التعليقات بصورة إيجابية، ثم يمضي قدما نحو مجال التحدي (التحديات) بشكل تدريجي. وإذا كنت تبدأ بالتعليقات التصحيحية في بداية المحادثة، فقد يصبح المتلقي دفاعيا ويمكنه أن يكون غير متقبل للتعليقات.
ابدأ بتقديم التعليقات الإيجابية للشخص، والتي من شأنها أن تساعده على فتح قلبه لك والإقرار بأنك تلاحظ جهوده أيضا. وتعترف التعليقات الإيجابية بجهود الموظف وتساعد على رفع معنوياته. وكن محددا أثناء تقاسم أمثلة لما فعله المتلقي بشكل جيد.
دع المتلقي يعرف تأثير مساهماته الإيجابية في القسم/المؤسسة، حتى يفهم النتائج. وهذا ما يجعله أيضا أن يعرف بأنك تلاحظها وتقدرها.
ثم تتقدم إلى تقديم التعليقات التصحيحية بصورة تدريجية.
فيما يلي بعض العبارات التي يمكن استخدامها في بداية تقديم التعليقات التصحيحية:
- لاحظت أن...
- أنا أفهم بأن...
تظهر مثل هذه البدايات بأن السلوك في نظرك هو التحدي وليس الشخص.
• ذكر المرء الحقائق وكونه وصفيا
ناقش الموقف أو العمل بالتفصيل، ولكن لا تناقش ما تشعر به. وركز على الموقف، وصفه، وحافظ على هدفه. واذكر سببا وراء التحدي الذي يمثله واذكر تأثيره على الآخرين أو المؤسسة أو العميل.
يضمن توضيح الحقائق والهدف المتبقي بأن المتلقي يرى فيك بأنك من يملك سيطرة كبيرة على عواطفه ومشاعره، مع كونه محترفا تماما.
• تشجيع التعاون على الأفكار من أجل التحسين
ليس من الضروري أن تأتي بالحل، ولكنه يمكنك تقديم اقتراحات تعتقد بأنها ستكون مفيدة. واشرك المتلقي في هذا الجزء المهم من عملية تقديم التعليقات. وبهذه الطريقة، يشعر المتلقي بأنه يشارك في عملية اتخاذ القرارات، ويأخذ زمام الأمور، وسيضمن قدرا أكبر من الالتزام لضمان تنفيذه.